Nos actions en tant que Régisseur au service des Collectivités Locales
Nous assurons les actions suivantes :
1 - Avant le début de la démarche, une réunion organisée avec le service Communication et les intervenants de Villiers Communication (Direction, Commerciaux, Maquettistes,) pendant laquelle sont fixés les objectifs et le plan d’actions à mener, la présentation du bon de commande, la validation du tarif des insertions.
2 - La mise à disposition d'une équipe commerciale dédiée
3 - La construction du fichier à partir de la clientèle existante, de la pige des supports similaires sur la même zone de chalandise, du fichier extrait des abonnés professionnels des pages jaunes avec le logiciel Ditel, du fichier France Prospect, du fichier de la CCI et celui de la Chambre de métiers, du fichier des administrations susceptibles d’être annonceur (Pole emploi, Caf, Greta, Conseil Général,), des services publics (EDF, Gdf Suez, Orange etc…), des partenaires de la collectivité. Nous opérons un dé-doublonnage pour garder un fichier unique des annonceurs potentiels. Ce fichier est mis à jour régulièrement car il constitue un élément essentiel de notre démarche.
4 - Le lancement d’Appels téléphoniques avec prise de rdv chez le prospect (Quand le prospect n’est pas joignable, passage sur place en porte à porte pour le rencontrer ou lui déposer dans sa boîte aux lettres un formulaire de prise de rdv à renvoyer avec toute la documentation nécessaire
5 - L’envoi de publipostages et de documentation (par courrier, par email ou par fax)
6 - La prise de Rendez-vous avec les annonceurs
7 - Le Rendez-vous chez l’annonceur pour présenter le support publicitaire (remise d’une documentation, avec un tarif + un exemplaire du support) et/ ou prise de commande et signature sur place sur bon de commande.
8 - La relation privilégiée et de proximité avec l’annonceur par un contact physique.
9 - L’envoi régulier de la version électronique du magazine dès sa parution à tous les prospects du fichier qui l’ont accepté.
10 - Le respect d’un code de déontologie strict ainsi que des lois encadrant notre profession (notamment la loi Sapin). Analyser et donner le meilleur conseil. Accompagner avec professionnalisme avant, pendant et après la prise de commande. S’assurer de la satisfaction du client
11 - La Signature d’un bon de commande avec remise d’une copie à l’annonceur, sur lequel ressortent très clairement les coordonnées de Villiers Communication, le nom du Commercial et son numéro de téléphone portable et son email, les coordonnées complètes de l’annonceur, le nombre de parutions et leurs dates, le prix unitaire des encarts, le prix total de la commande, la surface vendue, l’emplacement, des observations éventuelles, une copie du tarif est remis.
12 - La Création d’une prémaquette sur place, récupération des éléments techniques : Photos, logos et illustrations, textes à composer.
13 - Que la publicité s’intègre harmonieusement dans le support tout en respectant le cahier des charges. Les publicités sont vérifiées pour qu’elles ne contiennent aucune faute d’orthographe. Le choix des polices est adapté par nos professionnels.
14 - La mise en valeur des métiers et du savoir-faire des artisans et commerçants qui ne dépendent pas de réseau grâce à la créativité de notre studio pour la création des publicités.
15 - La relecture et correction orthographique de toutes les publicités.
16 - La qualité graphique, dessins, photos, logos, illustrations.
- Le coût de la création et de la réalisation de la maquette jusqu’à l’envoi des bons à tirer nécessaire est inclus dans le prix des annonces, ce qui évite toute surprise pour le donneur d’ordre.
- Le contrôle qualité de la publicité est réalisé avant et après son intégration aux pages du support.
- Nous vérifions la bonne intégration visuelle des pages de publicité jusqu’à validation du bon à tirer par l’annonceur et par le support.
- Nous vérifions l’intégration de la publicité aux pages du support. Notre studio graphique est capable d’assurer la réalisation complète des supports de communication.
- Nous garantissons le respect des délais d’exécution et de livraison
- Nous assurons l’envoi de l’exemplaire justificatif et de la facture à l’annonceur accompagnés d’une lettre lui proposant s’il le souhaite, de modifier sa publicité, pour les prochains numéros et cela sans frais.
- Nous mettons en œuvre la réception et recouvrement des règlements
- Nous gérons la traçabilité permanente de la prospection commerciale (l’équipe commerciale enregistre sur une base de données spécifique l’ensemble de ses actions : prise de contact, prise de rdv, date de reprise de contact, parution sur les supports gérés, parutions sur les supports non gérés par nous PQR, Bulletins et guide municipaux, raison du refus de paraître). Cette base de données des prospects est mise à jour toutes les nuits sur notre serveur et peut être consultée grâce à une code personnalisé. Cela permet d’avoir un retour permanent sur la prospection.
- Nous établissons un compte rendu financier et stratégique à la Collectivité (sous la forme réclamée)
- Nous mettons touts en cours pour la Garantie de résultats et fidélisation de la clientèle
- Nous effectuons le paiment de la redevance au titulaire du support